Probablemente, en los últimos meses hayas incorporado las videollamadas como una práctica habitual de tu comunicación laboral, educativa o personal. Y es que plataformas como Google Meet, Zoom y Skype facilitaron y agilizaron la comunicación de los equipos, acercándolos incluso en la distancia. 

Sin embargo, utilizar productiva y eficientemente estas herramientas es un conocimiento que se adquiere con el tiempo a través de la incorporación de buenas prácticas. A continuación, ¡te compartimos algunas claves para potenciar tus reuniones virtuales de trabajo!

Agendar el evento

La primera buena práctica al momento de organizar una videollamada es agendarla en Google Calendar: esto te permitirá invitar a tus compañeros de trabajo, establecer una fecha y agregar una descripción para que todas las personas estén al tanto del objetivo de la reunión.

En caso de tener que reprogramar la reunión, Calendar cuenta con la opción de enviar mails de alerta a todos los invitados para notificarles los posibles cambios. Por último, es muy importante asignar una duración estimada para la videollamada. ¡Es clave para que las personas puedan reservar ese tiempo de su jornada laboral!

Crear una minuta de reunión

Al igual que en las reuniones presenciales, en las videollamadas también es fundamental establecer inputs claros y temas concretos a tratar. Para esto, es recomendable crear una minuta que le servirá a los participantes para documentar lo que se haya hablado y decidido.

Antes de comenzar una reunión virtual, es muy útil designar quién la organizará y guiará -esta persona se conoce como owner– y, por otro lado, quién se encargará de tomar anotaciones. ¿Qué campos a completar puede tener una minuta? Estos son algunos de referencia:

  • Fecha: es importante para tener en cuenta cuándo se realizó la reunión.
  • Participantes: dejar constancia de quiénes fueron las personas que participaron.
  • Objetivo: describir en una breve oración cuál es el fin de la videollamada.
  • Inputs: son los temas que se discutirán.
  • Notas: anotaciones relevantes sobre lo que se menciona.
  • Outputs: son las decisiones que se toman bajo consenso previo.

Suscribite a nuestro newsletter

Ofrecer un resumen claro de lo que se habló

¿Alguna vez olvidaste lo que se habló y decidió en una reunión? Para evitar esto, podés compartir la minuta de la reunión a todos los participantes,  o bien redactar un resumen sobre lo que se discutió y definió.

Este hábito evita posibles inconvenientes o malos entendidos sobre las decisiones que se tomaron y, por otro lado, ofrece una mayor transparencia y visibilidad al resto del equipo que no estuvo presente. 

 

Si te interesa seguir mejorando tu rendimiento laboral en el home office , te recomendamos esta nota sobre cómo mostrarte profesional en las videollamadas. ¡Empezá a poner en práctica estos tips!

Compartir

Dejá una respuesta