Secretaria Ejecutiva / Office Manager

Management Solutions

Publicado:

Publicado hace 39 días

Salario

No especificado

Tipo de puesto:

Posición full-time en oficina de Argentina (ubicada en Buenos Aires, Puerto Madero) de firma de consultoría internacional, dinámica y en crecimiento (www.managementsolutions.com). Las responsabilidades incluyen la ejecución de actividades administrativas, de recursos humanos, marketing, viajes y soporte técnico en coordinación con áreas corporativas centrales (España) y proveedores locales (viajes, impuestos, servicios y legal).

Principales tareas administrativas:

  • Apoyar el proceso de información de gestión: alimentar información en los sistemas periódicamente, conciliar la información de gestión y contabilidad y respaldar el flujo de información a áreas corporativas en España.
  • Responsabilidades administrativas generales: recepción de la oficina, recepción / realización de llamadas, envío, archivo y copia de documentos.
  • Gestionar la adquisición de todos los suministros de oficina, equipos y muebles. Supervisar y controlar suministros de oficina y hardware.
  • Relación de apoyo con proveedores (cadetes, contadores, abogados, corredores de bienes raíces, corredores de seguros y compañías, servicio de limpieza, servicios generales, etc.). Pago de facturas.
  • Archivar y mantener contratos (clientes, oficinas, proveedores, vendedores, etc.) y activar procesos de renovación.
  • Relación de soporte con clientes: organización de reuniones, proceso de facturación, control de pagos
  • Brindar apoyo administrativo / ejecutivo a la gerencia, incluido el registro y control de gastos, así como la solicitud de cheques y el registro.
  • Manejo de caja chica. 

Principales tareas de recursos humanos:

  • Gestionar el alta / baja de nuevos empleados en coordinación con áreas corporativas de España.
  • Apoyar el proceso de reclutamiento de personal: contacto con universidades, organizar entrevistas con candidatos, actualizar bases de datos de recursos humanos y mantener actualizada la base de CVs local.
  • Colaborar en el "proceso de bienvenida" para nuevos empleados.
  • Apoyar actividades de capacitación, representación de la firma en ferias de empleo en universidades, etc. 

Principales tareas de marketing:

  • Organizar reuniones y seminarios relacionados con la industria financiera: supervisar la asistencia, ocuparse de los servicios de hotelería y catering, etc.
  • Organizar eventos corporativos anuales (cena de Navidad, reunión anual del equipo de Argentina., etc.).
  • Apoyar la implementación de actividades de Acción Social en coordinación con el equipo corporativo en España.

Principales tareas de gestión de viajes:

  • Gestionar contactos con hoteles, propietarios de apartamentos, agencias de reserva de vuelos. Búsqueda de las mejores ofertas para garantizar el cumplimiento de las políticas corporativas. Gestionar reservas.
  • Coordinar viajes de empleados de la oficina de Argentina: seguros de salud, alojamiento, pasajes, traslados, anticipos para gastos, tarjetas recargables, etc.

Principales tareas de sopote técnico local:

  • Ser el nexo con help desk corporativo para brindar soporte técnico local al equipo de Argentina.

Perfil requerido para el puesto

  • Actitud positiva, enérgica, entusiasta, proactiva y capaz de manejar su propio tiempo.
  • Experiencia previa en gestión de oficinas y tareas administrativas.
  • Buen nivel de inglés.

Buscamos personas responsables que busquen la excelencia y se encuentren motivadas por aprender constantemente; personas dinámicas, maduras, confiables y que se integran fácilmente en equipos multidisciplinarios.

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