Asistente Adjunto de Directorio

Confidencial

Lugar de Trabajo:

Publicado:

Publicado hace 43 días

Salario

No especificado

Tipo de puesto:

La Universidad Siglo 21 es la mayor universidad de gestión privada de Argentina. Fue creada en el año 1995, a través de la Fundación Universidad Empresarial Siglo 21, por Juan Carlos Rabbat y Cristina Schwander.

Estamos en la busqueda de un asistente adjunto de directorio que tendrá como misión: Asistir al director en la ejecución de sus diferentes funciones, realizando las coordinacioens operativas necesarias.

Colaborar y cumplimentar con la ejecución de las diferentes funciones delegadas por la Asistente de directorio y realizar las coordinaciones necesarias para la mejor ejecución de las funciones propias del director con eficiencia, seriedad y alto rendimiento, velando por el orde, seguridad y privacidad del área.

Tendrá como responsabilidades:

1) Recepcionar, redactar y reportar toda comunicación telefonica, digital, etc. del área con todos los recaudos para una propicia comunicación y servicio.

2) Asistir en la gestión administrativa del área y hacer seguimiento hasta su finalización, ajustándose a los procesos y políticas de la institución con la máxima confidencialidad.

3) Coordinar con el departamento de Compras todas las necesidades del área, siguiento procesos establecidos institucionalmente (desde presupuesto, autorizaciones, recepción de mercaderia, orden, pgos, etc).

4) Velar por el orden y limpieza absoluta del área, seguridad, privacidad y confidencialidad.

5) Archivar toda documentación en sus respectivos biblioratos, resguardando la documentación adecuadamente.

6) Asistir en todas las necesidades que surjan durante la jornada: preparación de sala de reuniones, convocatoria a asistentes de las reuniones, preparacion e impresión de documentos previos a cada reunion, servicio de catering (propio o tercerizado), colaboración en eventos institucionales que involucre al director y toda otra necesidad que surja.

7) Realizar toda rendicion administrativa indicada, realizando seguimiento con Administración, reportando resultados a la Asistente de directorio sobre todo viático y reintegro o rendición solicitada.

8) Velar por la seguridad de la oficina en el cierre de la jornada, cerrando puertas y activando la alarma, con responsabilidad y certeza para garantizar su perfecto funcionamiento y evitar brechas de seguridad.

9) Preparar toda documentación para el inicio de la jornada siguiente, resguardando la información en lugar seguro y accesible.

10) Reportar diriamente todas las tareas realizadas a través de un reporting a la Asistente de directorio, que incluya toda novedad de la jornada, con información completa y certera.

11) Asistir en la preparación de los reportes e informes, presentaciones, discursos, documentos, redes, etc.

12) Atención y Servicio a cualquier consulta general del área, ya sea interna o externa, y correspondiente derivación y reporte, incluyendo correspondencia, llamadas, presencia de externos o internos a la instiucion en el piso.

13) Asistir en la gestión de viajes programados, vuelos, traslados y otros servicios que surjan.

14) Colaborar en toda derivacion de invitaciones a eventos que indique el director, con el seguimiento y comunicación formal a quienes invitan, realizando seguimiento de la minuta de cada evento tras su culminación solicitada al asistente de dicho evento.

15) Manejo de Tableu, preparación para informes mensuales y coordinacion con las áreas pertinentes para garantizar la información en tiempo para cada fecha de cada informe.

16) Búsqueda de información específica y planificada para cada uno de los eventos y solicitudes particulares de directorio.

18) Asistir en la coordinación de firmas de documentacion, cumplimentando los procesos, y en la firma de títulos académicos

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